Die Darstellung qualitativ hochwertiger Ökobilanzdatensätze setzt neben der Einbeziehung belastbarer Sekundärdatenquellen eine umfangreiche Aufnahme von Primärdaten voraus. Werden entsprechend hohe Anforderungen an die Repräsentativität der Sachbilanzdaten gestellt, so ergeben sich hieraus besonders durch die hohe Anzahl der mittelständischen und kleinen Betriebe der holzverarbeitenden Industrie spezielle technische Herausforderungen an die Umsetzung der Datenerhebung und weiteren Datenaggregation.
Die Erhebung wird mit Hilfe mehrstufiger digitaler Fragebögen durchgeführt, welche während der Bearbeitung durch das Unternehmen iterativ alle relevanten Fragen ermitteln, ohne den Bearbeiter mit Fragen zu konfrontieren die auf das jeweilige Unternehmen nicht zutreffen. Die Fragebögen erlauben eine Dateneingabe in allen sinnvollen Einheiten und die direkte Eingabe von Daten aus Abfallbilanzen, Sicherheitsdatenblättern und anderen relevanten Dokumenten. Jegliche Umrechnungen und eine Dokumentenweitergabe werden somit bei dennoch überschaubarer Fragebogenkomplexität vermieden.
Um den nötigen personellen Aufwand der Unternehmen für die Bereitstellung der Daten im erfüllbaren Rahmen zu halten, werden in Abhängigkeit der Unternehmensgröße und Marktbedeutung verschieden hohe Anforderungen an die Betriebe hinsichtlich der Antwortdetaillierung gestellt.
Fortlaufende Plausibilitätsprüfungen auf Basis bereits vorhandener Daten sind Grundlage für eine Vermeidung von gröberen Fehlern während der Datenaggregation und Datenübertragung. Die zusätzliche Aufnahme detaillierter technischer Kennwerte identifiziert die Ursachen für die Streuung der Sachbilanzdaten einzelner Firmen.
